5 goede redenen om extern te vergaderen

Het lijkt misschien efficiënt: op kantoor tref je elkaar in een simpel ingerichte ruimte voor een van de vele vergaderingen. In de praktijk lopen mensen in en uit, ontbreken soms handige materialen en zorgt de onrust voor een minder goed eindresultaat. Zoals zo vaak verdient een investering zich snel terug. Daarom: 5 redenen om extern te vergaderen.

1.Concentratie
In eigen huis weten mensen je vaak wel ‘even’ te vinden. Er moet iets worden opgelost, er is een vraag, een dringend telefoontje. Het is o zo begrijpelijk. Een leidinggevende roept iemand ‘eventjes’ weg, deelnemers zijn er zelf ook makkelijker in. Voor de anderen is het hierdoor lastiger geconcentreerd te blijven. De aandacht verslapt, de gemakzucht slaat toe. Die risico’s zijn buitenshuis veel minder.

2. Urgentie
Een vergadering buiten het eigen kantoor geeft een duidelijke prioriteit aan. Het wekt de indruk dat het onderwerp belangrijk is en dat meer van je inzet wordt verwacht. Deelnemers melden zich minder snel af en beginnen serieuzer aan de bijeenkomst, zijn alerter en gemotiveerder.

3.Inspiratie
Vergaderlocaties zijn vaak gesitueerd in een inspirerende omgeving. Dat kan een bos zijn, maar hartje Den Haag is zeker zo stimulerend. Brainstormen, serieus gedachten en ideeën uitwisselen, innoveren, dat zijn bijzondere processen. Ze vragen meer dan gemiddelde inspanning van mensen. Dat kun je daarom dus beter doen in een omgeving die inspirteert.

4. Service en comfort
Een professioneel centrum levert voor elke onverwachte situatie service op maat. Vanzelfsprekend zijn alle benodigdheden aanwezig, zoals draadloos internet, een beamer en andere moderne voorzieningen. Men zorgt ervoor dat het geheel vlekkeloos verloopt, dat de